Digitale Plattformen stoßen im Handwerk oft an Grenzen – zu abstrakt, zu technisch, zu weit weg vom tatsächlichen Bedarf. Kötter GaLaBau aus Soest ist einen anderen Weg gegangen: gemeinsam, Schritt für Schritt, mit dem Ziel, ein digitales Baustellenhandbuch aufzubauen, das wirklich genutzt wird.

Mit KNOW&SHARE entstand nicht nur ein Ablagesystem, sondern eine strukturierte Wissensumgebung, die konkrete Fragen aus dem Arbeitsalltag beantwortet: Wer ist für was zuständig? Welche Maschine braucht welche Prüfung? Wo finde ich das Aufmaßformular?

„Wir wollten kein statisches Handbuch, sondern eine lebendige Struktur, die wächst und Antworten gibt“

Anna-Marie Kerkhoff, Kötter GaLaBau GmbH & Co. KG

Vom System zur Struktur: Das digitale Baustellenhandbuch

Im Zentrum steht ein klar gegliedertes, optisch geführtes Baustellenhandbuch mit thematischen Einstiegskacheln – von Arbeitssicherheit über Maschinen bis Verwaltung. Die Plattform wurde so konzipiert, dass sie vom Team mitgestaltet und schrittweise erweitert werden kann.

„Wir wollten kein statisches Handbuch, sondern eine lebendige Struktur, die wächst und Antworten gibt“, beschreibt Projektleiterin Anna-Marie Kerkhoff den Anspruch hinter dem Aufbau.

Besonders im Fokus standen:

  • Ansprechpartner & Rollen – etwa für Sicherheitsbeauftragte, Azubi-Betreuung oder Maschinenverantwortung
  • Leitfäden für Baustelle und Pflege, erstellt gemeinsam mit Vorarbeitern
  • Verknüpfungen zu internen Tools wie Galamobil, OneDrive oder Onlineportalen
  • Klar erkennbare Zuständigkeiten in Verwaltung, Geräteorganisation, Ausbildungsbegleitung
  • Dokumente und Formulare – strukturiert nach Themen, jederzeit auffindbar

Digitale Beteiligung statt Papierflut

Neben der strukturierten Ablage punktet die Plattform mit interaktiven Funktionen:

  • QR-Codes verlinken gezielt auf Maschinenanleitungen, Ansprechpartner oder Formulare
  • Umfragen erleichtern Abstimmungen – z. B. bei der Arbeitskleidung oder Krankmeldung
  • Benutzerrechte ermöglichen differenzierte Zugänge – Auszubildende, Bürokräfte oder Vorarbeiter sehen nur, was für sie relevant ist

„Die Plattform wird nicht zum Selbstzweck. Sie hilft, Zuständigkeiten klarzumachen und Wege zu verkürzen“, erklärt Dominik Nordhaus, der sich vor allem um die Themen Arbeitssicherheit und Geräte kümmert.

Erst sichtbar machen, dann verbessern

Viele Inhalte wurden nicht neu erfunden, sondern aus bestehenden Quellen übernommen – PDF-Formulare, Word-Dateien, Tabellen. Diese wurden gemeinsam gesichtet, in die neue Struktur überführt und mit kurzen Erläuterungen ergänzt.

„Manche Themen hatten wir schon, aber eben unübersichtlich verteilt. Jetzt wissen wir, was da ist – und sehen, was noch fehlt“, so ein Fazit aus dem Team.

Go-live mit Perspektive

Seit Kurzem sind alle Mitarbeitenden im System eingebunden – mit persönlichem Zugang und Einblick in die jeweils relevanten Bereiche. Für Kolleg:innen, die beim Start nicht teilnehmen konnten, sind gezielte Einführungsschritte in Planung. Parallel wird weiter am Ausbau gearbeitet – Themen wie Pflege, Weiterbildung und Prozesstabellen stehen auf der Agenda.

Ausblick: Prozesse, Videos und Rückmeldungsschleifen

Ein nächster Schritt ist die schrittweise Abbildung wiederkehrender Abläufe – etwa in Form von einfachen Prozesstabellen oder unterstützenden Checklisten. Auch Videos, z. B. zur Nutzung von Galamobil, sind bereits in Planung.

Darüber hinaus soll die Plattform regelmäßig weiterentwickelt werden – etwa über monatliche Feedbackrunden oder einen Lenkungskreis. Die Idee: Digitalisierung nicht als Projekt, sondern als laufende, praxisnahe Verbesserung.

„Es geht nicht darum, alles digital zu machen. Es geht darum, dass die richtigen Dinge am richtigen Ort stehen – und dass jeder weiß, wo das ist.“

Lukas Kötter, Kötter GaLaBau GmbH & Co. KG

Fazit: Systematisch statt kompliziert

„Es geht nicht darum, alles digital zu machen“, betont Lukas Kötter. „Es geht darum, dass die richtigen Dinge am richtigen Ort stehen – und dass jeder weiß, wo das ist.“

Kötter GaLaBau hat mit KNOW&SHARE kein System übergestülpt, sondern ein Werkzeug geschaffen, das sich an den Abläufen im Betrieb orientiert – und von dort aus weiterentwickelt wird. Strukturiert, pragmatisch und nah am Alltag.

Über die Kötter GaLaBau GmbH & Co. KG

Kötter GaLaBau mit Sitz in Soest ist ein familiengeführter Fachbetrieb für Garten- und Landschaftsbau mit einem hohen Anspruch an Qualität, Zuverlässigkeit und Gestaltungsvielfalt. Das Team plant, baut und pflegt Außenanlagen für private, gewerbliche und öffentliche Auftraggeber – vom individuellen Hausgarten bis zur großflächigen Außenanlage. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf eine strukturierte Organisation, klare Kommunikation und eine wertschätzende Zusammenarbeit im Team.

Weitere Informationen unter: www.galabau-koetter.de

Über KNOW&SHARE

KNOW&SHARE ist eine prozessbasierte Wissensplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihr Wissensmanagement zu dynamisieren, interne Abläufe zu optimieren und die Qualitätssicherung zu vereinfachen.

Für weitere Informationen über KNOW&SHARE besuchen Sie bitte unsere Website oder kontaktieren Sie uns direkt. Wir freuen uns darauf.

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